L'actuació personal i professional en l'entorn de treball de l'activitat d'enregistrament de dades

Actualment, el secretariat és una professió reconeguda tant socialment com laboralment. Aquella persona que desenvolupi tasques de secretariat ha de tenir iniciativa, ha de ser treballadora, organitzada i ha de tenir una sòlida formació. És a dir, una persona capacitada per assumir responsabilitats i realitzar funcions executives i de planificació.

Les persones que desenvolupen tasques de secretariat són un col·lectiu que no tenen un departament concret, sinó que les trobem en totes les àrees d’una empresa.

Tipus de perfils de secretariat

• Secretari/a “junior” o auxiliar: Realitza tasques mecanogràfiques, d’atenció telefònica, missatgeria, compres senzilles, etc.
• Secretari/a de departament o àrea: A més de les anteriors, també porta la logística dels viatges i esdeveniments de l’empresa, etc. Realitza tasques de més importància.
• Secretari/a de direcció: Realitzarà altres tasques com la gestió del temps propi i del directiu/va, portarà el control de les reunions i esdeveniments, realitzarà funcions de coordinació i organització, etc.

La professió de secretariat és multifuncional. Això significa que requereix tenir la capacitat de desenvolupar un gran nombre de funcions diverses. A més, degut a que és una professió que cada vegada està més digitalitzada, és necessària una formació constant per estar al dia de les novetats en quan al software. També s’esperarà de nosaltres que siguem flexibles i que tinguem la capacitat d’adaptar-nos a possibles canvis organitzatius.

Ètica de la professió

El secretari/a o assistent de direcció gestionen informació moltes vegades confidencial o de caràcter sensible de l’empresa i de les persones per les quals treballen. La persona que gestiona aquestes dades ha de ser discreta, i tenir ètica personal i professional.

Es considera una persona èticament professional aquella que no eludeix les responsabilitats, és complidora, organitzada i curosa amb la seva feina.

Una persona èticament professional compleix amb el codi ètic / deontològic del seu camp / institució.

No s'ha de confondre la deontologia amb els codis deontològics. La deontologia té un caràcter més ampli, i pot incloure normes que no figurin a cap codi particular. La deontologia és la branca de l'ètica que tracta dels deures, especialment dels que fan referència a les activitats professionals. És part de la filosofia dedicada a l'estudi de les obligacions o deures morals. El codi deontològic és l’aplicació de la deontologia a un camp concret.

Un codi deontològic és un document que inclou un conjunt més o menys ampli de criteris, recolzats en la deontologia, amb normes i valors que assumeixen els que duen a terme correctament una activitat professional. Els codis deontològics s'ocupen dels aspectes ètics de l'exercici de la professió que regulen. Aquests codis cada cop són més freqüents en altres activitats.

Les habilitats socials

El secretari/a és habitualment la primera imatge que obté un client d’una empresa. Aquesta primera impressió és molt important que sigui bona, és per això que aquests professionals han de tenir una sèrie de competències socials (lideratge, comunicació, capacitat de negociació, relacions personals i professionals) molt similars a les d’un directiu.

Aquestes habilitats estan molt relacionades amb la intel·ligència emocional:

• Ésser bon comunicador. Capacitat per donar respostes que tinguin una bona acceptació, donar missatges clars i ésser convincent.
• Ser un líder. Tenir la capacitat d’inspirar i dirigir a un grup de persones. Iniciar i dirigir els canvis.
• Tenir la capacitat de negociar i resoldre conflictes.
• Ésser cooperatiu. Tenir la capacitat de treballar en equip.
• Tenir empatia

La comunicació eficaç

La clau de totes les habilitats socials és ésser un/a bon/a comunicador/a.

La comunicació és eficaç si és directe, concreta i rica en informació. Ha de ser el més objectiva possible i produir-se al moment adequat.

Un bon comunicador domina la matèria de la qual parla, té facilitat en la parla i poder de convicció.

Però, per a què hi hagi una bona comunicació, és imprescindible que l’altra persona tingui una bona actitud d’escolta i atenció.

Actituds per ésser bons oients

• Mirar a la cara de la persona que ens parla
• Prendre notes, si s’escau
• No donar res per suposat ni avançar-se al que dirà l’interlocutor
• No interrompre
• Evitar estar pensant amb altres coses mentre mantenim una conversa
• Evitar les interrupcions externes (trucades, sorolls, etc.)
• Respondre amb una actitud positiva
• Donar feedback (verbal o gestual)

El lideratge

Liderar és l’art d’influir sobre els demès amb l’objectiu de treballar conjuntament i amb entusiasme per aconseguir objectius comuns.

El lideratge té més a veure amb convèncer que en manar.

El lideratge està estrictament relacionat amb la iniciativa i l’actitud proactiva. Les persones amb iniciativa actuen abans de que les circumstàncies els hi obliguin, fet que significa que saben anticipar-se als problemes.

Tots disposem d’un major o menor potencial de lideratge. Els líders no neixen, es fan.

L’empatia

L’empatia és la capacitat de posar-se al lloc dels demès. És, potser, l’habilitat social més important. L’empatia és essencial per realitzar tasques que impliquin relacions interpersonals, fet que és intrínsec a la professió d’administració.

Treball en equip

Un equip és un grup de persones que tenen coneixements i habilitats complementàries i que tenen un objectiu comú. No és el mateix un grup de persones que un equip.

Un equip...

• Té uns objectius comuns
• Confia en els companys/es
• Col·laboren i comparteixen informació i recursos
• Cada membre de l’equip és diferent però integrat a ell
• Segueix unes normes
• Té la moral alta
• Està compromès
• Té un líder

Tots tenim qualitats i habilitats que poden ésser útils a un equip de treball. Conèixer-se a un/a mateix és primordial per descobrir les nostres fortaleses i debilitats.

L’assertivitat

Una persona assertiva és aquella que és capaç d’expressar sentiments, actituds, desitjos i opinions d'una forma adequada a cada situació social que es presenti, respectant les conductes dels demès i resolent adequadament els possibles problemes que sorgeixin.

Una persona assertiva és expressiva, espontània, segura de si mateixa i és capaç d’influir als demès.

Un individu no és assertiu o no, sinó que té un comportament assertiu o no, en diverses situacions.

Una persona amb actitud assertiva sol tenir unes bones relacions interpersonals. Està satisfeta amb la seva vida professional i social i té confiança en sí mateixa per canviar quan necessiti fer-ho.

Com qualsevol altre habilitat humana, l’assertivitat es pot aprendre, practicar i millorar. Està intrínsecament relacionada amb el coneixement d’un mateix i l’autoconfiança.

Un dels motius pels quals la gent és poc assertiva és degut a que pensa que no té dret a les seves creences, drets u opinions.

L’estrès

La relació entre persones pot convertir-se en una font considerable d’estrès a la vida. L’entrenament assertiu permet reduir l’estrès, aprenent a defendre els drets legítims d’un/a mateix sense agredir ni ésser agredit. Resumint, quan s’és una persona assertiva, les relacions interpersonals són més fluides.

L’estrès sorgeix quan,

• Es desconeix el futur i no es sap controlar. Per exemple, la inestabilitat laboral.
• No podem controlar l’entorn present. Per exemple, el clima laboral o l’autoritarisme cap a nosaltres.
• No tenim la oportunitat de descarregar tensions. Per exemple, no tenir temps per a l’oci.

L’estrès es pot definir com la manera en què el cos i la ment reaccionen quan la persona està exposada a fortes pressions i sorgeix quan les exigències de la feina no s’ajusten a les capacitats, recursos o necessitats de la persona treballadora.

L’estrès laboral no és sinònim de repte. Els reptes són una motivació per aprendre noves habilitats i són una font d’enfortiment personal.